201416jan

Een restaurant dat de visie van Vopak uitstraalt

201416jan

Tankopslagbedrijf Vopak streeft naar langdurige relaties en hecht sterk aan een excellente customer service. Dat lukt alleen, zo is de overtuiging, als alle medewerkers in hun eigen omgeving ook hoogstaande service ervaren. Dat stelt eisen aan het eigen facilitair bedrijf en aan contractors als Gom, Trigion en Prorest. Met de nieuwe restauratieve voorzieningen in het hoofdkantoor van Vopak kan Prorest bewijzen dat het bedrijf op hoog niveau kan opereren.

De Verenigde Oost-Indische Compagnie, de Gouden Eeuw: een van de rechtsvoorgangers van Vopak was erbij en heeft zelfs flink bijgedragen aan de ongekende bloei die Nederland in die tijd doormaakte. Toen verdiende het bijna 400 jaar oude Vopak zijn geld met de open overslag van vooral droge bulkgoederen zoals koffie, thee en specerijen, nu is het bedrijf specialist in de open overslag van vloeibare bulkgoederen: olie en olieproducten, vloeibare chemicaliën, vloeibare gassen, biobrandstoffen en plantaardige olie. Vopak heeft 82 terminals in 31 landen. De totale capaciteit van de opslagtanks is sinds 2005 gegroeid met zo'n 50 procent tot iets meer dan 30 miljoen m3, met nog eens 5 miljoen in aanbouw.

Ontmoetingsruimte

In Nederland heeft Vopak veertien locaties, vooral terminals in de havens van Rotterdam, Amsterdam, Vlissingen en in de Eemshaven. Het internationale hoofdkantoor van Vopak is gevestigd in Rotterdam op een schitterende locatie in het Scheepvaartkwartier, gelegen aan Het Park en met uitzicht op de Nieuwe Maas. Het is een modern kantoorpand, gebouwd met mooie materialen, maar traditioneel van opzet met veel aparte kamertjes, weinig transparantie en bijvoorbeeld een bedrijfsrestaurant dat met zijn sobere inrichting en slechte akoestiek nauwelijks die naam verdiende. Het pand moest de uitstraling krijgen die past bij het hoofdkantoor van een internationaal opererend bedrijf. Afgelopen november is daar een grote stap in gezet met de oplevering van de geheel verbouwde begane grond. De kantoren die daar lagen, zijn omgevormd tot één grote, lichte ruimte voor ontvangen, ontmoeten, overleg, flexwerken, vergaderen, koffie drinken en lunchen.

Goede service

'Bij Vopak zijn twee dingen heel belangrijk,' vertelt Jan Zwezerijnen, manager Facilities van Vopak Nederland. 'Service en veiligheid. We sluiten het liefst langetermijncontracten met onze klanten af, dus we moeten een langdurige, goede relatie met elkaar opbouwen. Dat lukt alleen als we ons werk veilig en goed doen en een excellente service bieden.' De medewerkers moeten dat ook zelf ervaren. 'Willen we een goede service leveren aan onze klanten, dan moeten we als bedrijf ook een goede service verlenen aan onze medewerkers. Goed voorbeeld doet goed volgen.'

Guest manager

De verbouwing van de begane grond tot één grote ontmoetingsruimte vloeit rechtstreeks voort uit die visie. De grote, uitnodigende ruimte en het vele licht staan voor de openheid en transparantie die Vopak wil uitstralen. Voor bezoekers en medewerkers is er de hele dag gratis koffie en thee in de coffee corner, die zelfs beschikt over een heus barista-apparaat. De receptioniste en de guest manager van Prorest zorgen ervoor dat mensen zich welkom voelen. Even verderop vinden medewerkers een loungegedeelte om ontspannen te overleggen of te werken. Daarnaast een grote leestafel. Daarachter flexwerkplekken en een zestal 'treincoupés'. Voor vergaderingen zijn er drie afgesloten vergaderruimtes. Bezoekers en medewerkers kunnen ook altijd terecht in het restaurant dat deel uitmaakt van de ontmoetingsruimte. Jan Zwezerijnen: 'We denken er zelfs over om in het restaurant ook ontbijt aan te bieden, maar dat is aan het ondernemerschap van Prorest. Wat ons betreft is daar in ieder geval alle ruimte voor.'

Hospitality

Met de ingebruikname van de ontmoetingsruimte omarmt Vopak ook, zij het nog een beetje voorzichtig, Het Nieuwe Werken. 'Dat is heel geleidelijk ontstaan. De Raad van Bestuur wilde meer openheid, samenwerken en ontmoeten. Toen heb ik ingebracht dat we dan misschien wat meer richting Het Nieuwe Werken moesten. Dat is op zo'n hoofdkantoor niet voor iedereen een goede oplossing, al was het maar omdat hier bijvoorbeeld veel telefonisch wordt vergaderd en er veel klantgesprekken plaatsvinden. Doel was niet om vierkante meters te besparen, maar dat is wel een mooie bijkomstigheid: we willen vooral het samenwerken en ontmoeten ermee bevorderen. Omdat er toch een nieuw restaurant moest komen, konden we daar natuurlijk meteen een ontmoetingsplek van maken, een plek waar mensen ook graag willen werken.' De volgende stap was snel gezet. 'Nadat we hadden besloten om van het restaurant een ontmoetingsplek te maken, moesten we ook gaan nadenken hoe het dan moest worden geëxploiteerd. Toen lag het voor de hand om te kiezen voor hospitality als belangrijk kenmerk.'

Tevreden klanten

Het facilitair bedrijf van Vopak is een regie-organisatie. De facilitaire dienstverleners worden aangestuurd door facility coördinatoren. Ze worden scherp gemonitord. Elke maand worden de prestaties op alle locaties weergegeven in een schema: groen, oranje of rood. 'Het is een methode waarmee je meet of het goed gaat én waarmee je de kwaliteit van je dienstverleners naar een hoger plan brengt. Als het rood is, dan bespreek ik dat met het management van Facilicom, dat vervolgens zijn mensen daarop aanspreekt. Dat werkt. Want mensen willen natuurlijk liever niet worden aangesproken op slecht presteren. Dus zorgen ze ervoor dat ze uit het rood blijven.' Zo langzamerhand is het tijd voor de volgende stap. 'De kwaliteit van de dienstverlening is goed, nu willen we er meer gastvrijheid in brengen. Dat is veel moeilijker te meten. Dat is meer beleving. Het is ook iets wat mensen in zich moeten hebben. Maar dat is wel waar het om gaat. Facilitaire dienstverleners moeten aandacht hebben voor de klant, trots zijn op het werk dat ze doen en ervoor zorgen dat de klanten tevreden zijn. Dat heb ik bij verschillende bedrijven ervaren. Die hospitality willen we hier uiteindelijk ook. Dat past bij het internationale hoofdkantoor dat we zijn.'