De Rijks Beveiligings Organisatie (RBO) werkt samen met Embrace en Trigion om de receptie- en beveiligingsdiensten voor diverse overheidsinstellingen in Nederland te verzorgen. Bij de locatie van Rijkswaterstaat (RWS) in Maastricht zijn deze diensten recentelijk op een innovatieve manier gecombineerd, wat resulteerde in een efficiëntere dienstverlening. Door de receptie en het servicepunt samen te voegen en de krachten van Embrace op het gebied van Hospitality en Trigion op het gebied van beveiliging te bundelen, heeft RWS kosten bespaard en tegelijkertijd de kwaliteit van de dienstverlening behouden.
De uitdaging: efficiëntie in een veranderende werkomgeving
Embrace stond bij RBO Maastricht voor meerdere uitdagingen op het gebied van beveiliging en receptiediensten. Door personeelsverloop was het vaak lastig om de receptiediensten goed in te vullen. Tegelijkertijd zagen RBO, Embrace en Trigion dat het door de veranderde bezetting in het pand vaak niet nodig was om op elke locatie zowel een beveiliger als een receptionist aanwezig te hebben. Dit maakte de traditionele opzet met een aparte receptionist, beveiliger en servicepuntmedewerker niet langer efficiënt.
Varin Allamake, Rayon Manager Regio Zuid-West bij RBO, legt uit: “We merkten dat het niet altijd mogelijk, maar ook niet altijd nodig was om zowel een beveiliger als een receptionist in te zetten. We hadden behoefte aan een flexibele oplossing die beter aansloot op de huidige situatie, maar die er wel voor zorgde dat er altijd bemanning is om de dienstverlening te waarborgen.”
De oplossing: slimme integratie van receptie en servicebalie
Samen met RBO ontwikkelde Embrace een nieuwe, geïntegreerde aanpak. In plaats van een aparte receptie- en servicebalie, werd besloten deze diensten samen te voegen. De receptiemedewerker van Embrace neemt nu ook de taken van het servicepunt over, zoals het afhandelen van telefoontjes en het uitvoeren van administratieve werkzaamheden. Tegelijkertijd blijft de beveiliger van Trigion verantwoordelijk voor de fysieke beveiliging van het pand, maar kan indien nodig de receptie overnemen.
Varin Allamake benadrukt: “Deze oplossing biedt ons meer flexibiliteit. De receptie blijft hierdoor altijd bemand. Zo lossen we het probleem in personeelsverloop op en besparen we op personeelskosten, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de dienstverlening.”
Implementatie: uitdagingen en oplossingen
Hoewel de samenvoeging van de receptie en het servicepunt een logische stap was, bracht dit proces enkele uitdagingen met zich mee. Medewerkers moeten wennen aan het nieuwe, gecombineerde takenpakket. Er was aanvankelijk enige onrust over of de servicepuntwerkzaamheden wel effectief konden worden uitgevoerd aan de balie. Dankzij de nauwe samenwerking met RBO worden deze uitdagingen snel opgelost.
Varin Allamake: “Er was wat onrust onder de medewerkers door de veranderingen, maar dankzij de goede communicatie en samenwerking met Embrace en Trigion lossen we dit op.”
Voordelen van de samenwerking
De samenwerking tussen Embrace, Trigion en RBO Maastricht heeft geleid tot merkbare verbeteringen. De receptie en het servicepunt zijn nu geïntegreerd, wat zorgt voor een efficiëntere en flexibele bezetting. Embrace blijft hoogwaardige hospitality-diensten leveren, waardoor bezoekers zich altijd welkom voelen, terwijl Trigion ervoor zorgt dat de beveiliging op elk moment gewaarborgd blijft.
Varin Allamake: “Wat ik erg waardeer aan de samenwerking met Embrace is de expertise in hospitality. Tegelijkertijd biedt de samenwerking met Trigion ons de mogelijkheid om snel extra ondersteuning in te schakelen wanneer dat nodig is. Ik zou andere organisaties dan ook zeker aanraden om met Embrace samen te werken.”
Flexibiliteit en maatwerk
Deze klantcase laat zien hoe belangrijk flexibiliteit en maatwerk zijn in de dienstverlening. Door de receptie en het servicepunt samen te voegen, heeft Embrace een oplossing op maat geboden die perfect aansluit bij de huidige behoeften van RBO Maastricht. De nauwe samenwerking met Trigion zorgt ervoor dat de beveiliging op orde is, terwijl de gastvrijheid van Embrace zorgt voor een warm onthaal van bezoekers.
Werken bij Embrace Hospitality Services
Wij zijn Embrace, de experts in hospitality van Facilicom Group. Met passie en enthousiasme willen we vooroplopen in hospitality. Dat doen we met een team waarin iedereen zijn eigen talenten en kwaliteiten inbrengt. Embrace staat voor passie, betrokkenheid, empathie. Dat vragen we niet alleen van onze medewerkers, we bieden het je ook.