Facilicom Solutions als ‘booster’ voor facilitair team GGD

Tot maart 2020 had Els Tol, Facilitair Manager en teamleider facilitair bij GGD Hollands Noorden, ‘best al een druk en doenig team’. ‘Het was relatief klein, maar wel verantwoordelijk voor de 43 locaties die wij onderhouden.’

Als corona uitbreekt, was er helemaal geen houden meer aan. Els: ‘Iedere keer dacht ik: we schalen af, het wordt minder, maar het werd niet minder.’ Met Emiel Victor van Facilicom Solutions kwam er een interim facilitair manager bij met wie Els kon en kan ‘levelen’. En zij niet alleen. ‘Ze dragen ‘m hier op handen, allemaal.’

‘En toen kwam corona…’

De afdeling van Els Tol is onder meer verantwoordelijk voor huisvesting, inkoop, gebouwbeheer, de servicedesk en de bedrijfshulpverlening. Els: ‘Zeker op huisvestingsgebied speelt er altijd wel wat. En toen kwam corona’. Er is geen enkele organisatie waar de coronapandemie zo’n impact had als bij de GGD’s, verspreid over het land. Voor het facilitair team van Els kwam de pandemie bovenop een toch al vol programma.

Broodnodige support

Net als iedereen was de begintijd van de pandemie voor Els ‘tasten in het duister’: ‘Niemand wist wat er zou gaan gebeuren. Je loopt een maand een paar pasjes harder. En nog een maand. Maar op een gegeven moment merkte ik dat mijn focus volledig naar corona ging. Ik moest heel veel taken laten liggen. Uiteindelijk ging het schuren. Ik kon geen tachtig uur in de week blijven werken.’

Om het werk beheersbaar te houden, moest er versterking komen. Na een meervoudige onderhandse aanbesteding kreeg Facilicom Solutions de opdracht om broodnodige support te leveren. Facilitair projectmanager Emiel Victor nam reguliere facilitaire taken op zich. Als stand-in van Els kon hij veel werk verzetten. Hij optimaliseerde processen in de servicedesk, verbeterde de klantgerichtheid, zette een producten- en dienstencatalogus op, organiseerde overlegvormen en regelde nog veel meer.

Concentreren op coronazaken

Dankzij de komst van Emiel kon Els zich concentreren op alle coronazaken. Een taak met tal van uitdagingen, waarbij ze sturing moest geven aan een coronateam dat in rap tempo was gegroeid van twintig naar zestig mensen: ‘Ik was bezig met het zoeken en bouwen van locaties, programma’s van eisen schrijven, zorgen dat alle activiteiten in de processen werden geborgd. En je moet dingen doen waar je nooit eerder mee te maken hebt gehad: tentencomplexen bouwen, veiligheidskaders opstellen en zelfs bomexperts te woord staan die op jouw locatie komen kijken.’

‘Met jou kan ik levelen’

Al die tijd kon Els haar onvoorziene taken doen, in de wetenschap dat Emiel haar gewone werk overnam. Goed samenwerken is dan cruciaal. Naast de puur functionele competenties die hiervoor nodig zijn, moet er ook een match zijn op persoonlijk gebied, vindt Els: ‘Ik ben een mensenmens. Voor mij is het heel belangrijk dat ik een klik met iemand heb, een gevoel: ‘met jou kan ik levelen’. Dat had ik direct bij Emiel. Mijn mensen moesten vertrouwen in hem krijgen. Dat is wel gebleken. Ze dragen hem op handen, allemaal. Hij heeft ons enorm ondersteund, in van alles en nog wat. Ik heb Emiel zelfs nog ingevlogen op het coronadeel omdat ik veel besmettingen had. Joh, help alsjeblieft!’

Mooie aanvulling

Niet in alles is Emiel Els’ dubbelganger: ‘Hij is goed in communiceren, overlegd graag en hij heeft een sterk inlevingsvermogen. Dat zijn echt zijn sterke punten. Ik ben meer van: ik heb het twee keer gezegd en ik zeg het niet nog een keer. Op dat vlak konden wij weleens botsen. Maar dat geeft niet, dat vind ik alleen maar goed. Dan vul je elkaar aan.’

Strategisch plan herijken

Inmiddels vraagt corona veel minder aandacht. Desondanks heeft Els het drukker dan ooit. Om die reden blijft Emiel met een andere taakinvulling actief in het team. Emiels contract is al meerdere keren verlengd. In zijn aangepaste rol ondersteunt hij Els in de operationele aansturing van het coronateam facilitair, en bij projecten voor de op- en afbouw van locaties. Els: ‘Ik ga binnenkort het strategisch plan herijken op een heidag en ik heb al tegen Emiel gezegd: jij gaat mee! Hij is van de punten en komma’s. Dat is goed, zo iemand heb je echt nodig. Daarnaast ben ik ervan overtuigd dat hij ook op strategisch vlak goed meedenkt en ideeën inbrengt.