Door zwangerschap blijft tijdelijk een stoel leeg op de inkoopafdeling van Hogeschool Leiden. Een doorsnee-vacature is het niet: de afdeling is verantwoordelijk voor het uitvoeren van Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingen, met name facilitair georiënteerd. Ook voor die meer specialistische taken is er binnen Facilicom Solutions support beschikbaar: van Julia Schreuter, thuis in aanbestedingen en inkoopadvisering. ‘Bij Julia had ik heel snel het gevoel dat ze er al maanden zat’, zegt manager inkoop Jessica van der Meij - van Duivenboden.
Op jaarbasis komen er al gauw dertig Europese aanbestedingen voorbij op de inkoopafdeling van Hogeschool Leiden. Dat zijn over het algemeen grotere projecten; directeuren van de verschillende faculteiten hebben de bevoegdheid om ook zelf inkooptrajecten op te starten. De tijdelijke afwezigheid van een medior inkoopadviseur hakt er fors in bij de afdeling, waar Jessica niet alleen leiding geeft maar ook ‘meewerkend voorvrouw is’.
Via het eigen dynamisch aankoopsysteem waarin ook Facilicom Solutions staat geregistreerd, zet de Hogeschool de tijdelijke vacature uit. Julia: ‘De aanvraag sloot exact aan op mijn expertise. Aanbestedingen zijn mijn specialisme. Ik heb hiervoor bij het UMC Utrecht ook al Europese aanbestedingen begeleid.’ Ook had Hogeschool Leiden behoefte aan ondersteuning op het gebied van contractbeheer en contractmanagement en aan advies over vraagstukken die met inkoop en contracten te maken hebben.
Spannend om projecten uit handen te geven
Jessica: ‘Het is altijd spannend om projecten uit handen te geven. Met een aantal kandidaten hebben we gesprekken gevoerd. Bij Julia dachten we al heel snel: dat komt wel goed.’ Bij haar komst liggen er drie Europese aanbestedingstrajecten te wachten: afvalinzameling en -verwerking, tooling voor servicemanagement en de nog op te starten aanbesteding voor eindejaarsgeschenken. ‘Julia moest op een rijdende trein stappen met een aantal aanbestedingen. En dat ging hartstikke goed. Ze heeft maar een paar dagen gehad voor de overdracht. Daarna heeft ze het op haar manier verder opgepakt. Ik had al heel snel het gevoel dat ze er al maanden zat.’
Prettige samenwerking projectteams
Het toeval wil dat Julia er net zelf een zwangerschap op had zitten. ‘Inhoudelijk zat ik er zo weer in, maar de balans tussen werk en privé vinden had tijd nodig. Die tijd werd me geboden door de hogeschool. Dat maakte dat ik me erg prettig voelde binnen de organisatie. De eerste twee projecten zijn zeer soepel verlopen. De samenwerking met de projectteams was heel plezierig.’
Na het afronden van de aanbesteding voor de eindejaarsgeschenken zet Julia het ontwikkelen van een leergang leiderschapsontwikkeling meervoudig onderhands uit in de markt. Ook contracteert zij zelfstandig de leverancier. De aanbesteding voor bedrijfshulpverlening kan ze nog opstarten, om die vervolgens lopend over te dragen als de collega weer terug is.
‘Je wordt geleefd door aanbestedingen’
De drukte rond de aanbestedingen beperkt echter haar actieradius om ook andere taken op te pakken, zoals contractbeheer en -management en de professionalisering van het dynamisch aankoopsysteem. Jessica: ‘Bij Julia ging het net zo als bij de inkoopadviseur die zij verving: je wordt geleefd door het proces rond de aanbestedingen. Het stukje contractbeheer komt er dan ook nog even bij. Dat zijn het wel héél veel taken. Inmiddels hebben we er een aparte contractbeheerder voor in dienst genomen.’
Wel is er nog gelegenheid om de kwalificatieprocedures in het dynamisch aankoopsysteem te verbeteren. Een aantal inhuurprocedures begeleidt Julia zelfstandig.
Eindrapport: ‘Een slimme dame’
Inmiddels functioneert de afdeling weer naar behoren. Het ‘eindrapport’ van Julia? Jessica: ‘Een slimme dame. Julia is heel toegankelijk. Kritisch, ook ten opzichte van zichzelf. Ze heeft een flinke zelfreflectie. En Julia is betrokken, zowel bij het werk als privé. Ze is heel prettig in de omgang. Ook richting de collega’s voor wie ze de aanbestedingen deed. Dat ging op een heel fijne manier. Af en toe wel met een grapje, maar ze kon ook collega’s duidelijk aansporen als die in gebreke bleven.’