Facilitaire stand-in ontpopt zich tot succesvolle verhuismanager

Met de aanstaande pensionering van de facility manager heeft Xerox behoefte aan vervanging. Tijdelijke vervanging, want het bedrijf gaat verhuizen en zal op de nieuwe locatie facility management gaan outsourcen. Het loopt echter heel anders voor Martijn Haers, de interim facility manager namens Facilicom Solutions. Hij fungeert niet alleen als facilitaire stand-in, maar neemt ook de gehele coördinatie van de verhuizing op zich. De geplande inhuurperiode van drie maanden wordt ruim een jaar. ‘We waren redelijk impressed over wat Martijn in die tijd heeft klaargespeeld.’ Woorden van Pieter Verheijen, manager Real Estate & FM bij Xerox.

‘Een ambitieuze jonge gast. Iemand die ontzorgt, goed nadenkt en onder alle omstandigheden rustig blijft’, omschrijft Pieter Verheijen zijn tijdelijke facility manager. De rust die Martijn Haers bracht in een hectische periode was welkom. ‘Middenin de verhuizing deed de lift het niet. Dan heb je iemand nodig die dat snel voor elkaar krijgt.’ Eigenlijk komt de facilitaire interim niet eens bij Xerox om de verhuizing naar De Meern te begeleiden. Martijn moet de laatste drie maanden van het jaar de vertrekkende facility manager in Breukelen vervangen, die met pensioen gaat. 

‘Een megaproject’

Eenmaal verhuisd naar De Meern gaat Xerox facility management outsourcen. Daar wordt Xerox verenigd met Veenman, de documentexpert in Rotterdam die al sinds 2008 deel uitmaakt van het bedrijf. ‘Het was een megaproject, ook omdat er in Rotterdam op dat moment al geen facility manager meer zat. Er kon dus geen overdracht zijn. En we zaten met een deadline.’

Een ambitieuze jonge gast die ontzorgt, goed nadenkt en onder alle omstandigheden rustig blijft

Vertrouwen in Martijn

Om die reden gaan de eerste - logische - gedachten uit naar de inzet van een ervaren projectmanager. Totdat Martijn zijn diensten aanbiedt, tot verrassing van zijn opdrachtgever. Pieter: ‘Op dat moment kende ik hem eigenlijk nog niet goed. Martijn had alleen het facilitair management gedaan. We hadden geen idee of hij het überhaupt zou kunnen. Maar we hadden toch vertrouwen in hem. En hij kreeg het ook voor elkaar. Op 1 januari was de verhuizing klaar.’
 

‘Best wat challenges’

In die tijd groeide de waardering voor de ‘ambitieuze jonge gast’. Pieter: ‘Martijn is geen type manager die alles van achter zijn bureau regelt. Hij deinst er niet voor terug om zelf met spullen te gaan sjouwen als het nodig is. In de periode tussen de kerstdagen en nieuwjaar moest het allemaal gebeuren. Dan loopt hij er ook gewoon rond. We waren behoorlijk impressed over wat hij in die tijd heeft klaargespeeld. En er zijn best wel wat challenges geweest. Maar hij zorgt dat het goed komt. Daar heeft hij genoeg veren voor gekregen.’
 

Martijn deinst er niet voor terug om zelf met spullen te gaan sjouwen als het nodig  is

Tender begeleiden

Tussen de verhuisbedrijven door vervult Martijn ook zijn facilitaire taken meer dan naar behoren, merkt Pieter. Hij begeleidt onder meer een tender voor de schoonmaak. Ook bemoeit hij zich actief met de inrichting van de front office. ‘We wisten dat we op termijn zouden stoppen met de receptie in De Meern. Veenman wilde echter graag die receptie nog even aanhouden, maar de bestaande medewerkster in Rotterdam wilde niet mee verhuizen naar De Meern. We wilden niet jarenlang vastzitten aan een contract. Voor Martijn was het de uitdaging om op korte termijn commitment te creëren zodat de receptie kon blijven doordraaien.’
 

Nieuwe facilitaire strategie

Zijn aanvankelijke dienstverband van drie maanden loopt uit naar ruim een jaar. ‘Inmiddels hebben we niet langer meer een Martijn rondlopen op locatie’, zegt Pieter. ‘We zijn overgestapt op een nieuwe facilitaire strategie. We hebben het facilitaire management uitbesteed. We werken nu met een ticketsysteem, een stukje automatisering. Af en toe komt er een facilitair manager langs op locatie. Of het werkt? Ja, het werkt. Maar het is minder persoonlijk. Ik merk toch dat veel mensen liever iemand van facilitair zien rondlopen op locatie.’