Projectmanagement met een koninklijk tintje
Op 25 mei 2023 is het D-Day bij NXP Semiconductors in Nijmegen. Of beter gezegd M-Day: Hare Majesteit Koningin Máxima komt op bezoek. Die komst heeft twee aanleidingen: het 70-jarig bestaan van de chipmaker én het toekennen van de Koning Willem I-prijs. De koningin is Erevoorzitter van de gelijknamige stichting. Het bezoek wordt van minuut tot minuut geregisseerd. Door het vele voorbereidende werk is extra capaciteit nodig bij NXP Semiconductors. Projectmanager Laila Klai van Facilicom Solutions springt op een laat moment bij.
'Het was een leuke dag, maar er ging wel heel veel tijd in zitten. Je bent eigenlijk een kleine Koningsdag aan het organiseren', kijkt verantwoordelijk projectleider Jan-Paul Kimmel van NXP Semiconductors terug. Onder andere de beveiliging van koningin Máxima vroeg veel aandacht. ‘Alle mensen met wie zij in contact komt moeten van tevoren zijn aangemeld. Hoe wordt er gelopen? Wat zijn de gespreksonderwerpen? Je hebt heel veel met de Dienst van het Koninklijk Huis te maken. En omdat het bij NXP om een technische chipfabriek gaat, hebben we ook nog ons eigen stringente beveiligingsbeleid.'
Met nog zes weken te gaan is de nood aan de man. 'Op een gegeven moment werd het een beetje hectisch. Het liep spaak met het aanvragen van werkvergunningen voor alle leveranciers en overige facilitaire aspecten. We hadden snel behoefte aan meer capaciteit. Schuif maar iemand naar voren, heb ik tegen Facilicom Solutions gezegd.'
Veel projectgroepen
Projectmanager Laila Klai kan meteen haar expertise in de praktijk brengen. Onderdeel van haar studie Facility Management aan Hogeschool Rotterdam was een minor evenementenmanagement. Al was deze opdracht wel 'next level' erkent ze. 'Je komt meteen in een groot projectgroep terecht. Verschillende partijen hebben verschillende visies. Voor het inhoudelijke deel van het programma hoefde ik geen input te geven, maar er werd wel heel veel verwacht in korte tijd. Voldoende elektrapunten verzorgen buiten het pand, een externe toiletgelegenheid laten inbouwen, een externe keuken regelen, het podium opstellen, de huurtent reserveren... ik had zes weken om alle faciliteiten op het terrein in te richten. Zie dat maar te doen met partijen die nog tijd en ruimte hebben om dit in een drukke periode te regelen.’
Veel last-minute wijzigingen
Om kostbare reistijd te voorkomen verblijft Laila op werkdagen in een hotel in de buurt. Want tijd is kostbaar. ‘We hebben vrij veel last-minute wijzigingen gehad. Dat moest je dan toch voor elkaar zien te krijgen, ook al waren we gebonden aan de contracten met leveranciers.' Zelfs op het allerlaatste moment blijven verrassingen haar niet bespaard. 'Op de avond voor het event bleek dat de tentenverhuurder betonpoeren had neergezet op de VIP-parkeerplaatsen. Iedereen was al naar huis. Gelukkig keerde een medewerker van een ander partij onverwacht terug, die in het bezit was van een universele sleutel voor de heftruck en een certificaat had. Hij heeft vervolgens met behulp van de heftruck de poeren verplaatst. Tien over acht kon ik naar huis.'
‘Laila stelde zich duidelijk op’
'Het ging al heel snel goed met de voorbereiding', kijkt Jan-Paul terug. 'Je moet bedenken dat ze natuurlijk niet eigen was op de locatie. En dit was logistiek gezien een heel lastig traject. We hadden ook nog het eigen personeel en 250 gasten op die dag. Laila kwam binnen vanuit een achterstandspositie. Het liep niet soepel. Het moest nu allemaal wel in één keer goed gaan. En zij moest zich nog helemaal inwerken. Wat waren de afspraken? Hoe staat het met de voorbereiding? Laila stelde zich duidelijk op. Wat kan wel, wat kan niet? En dan niet vanuit het probleem gedacht, maar vanuit de oplossing: we kunnen het zus of zo doen. We zijn uiteindelijk heel erg tevreden hoe zij het heeft gedaan.’
Onder de indruk van de professionaliteit
Met dank aan een stralend zonnetje werd ‘M-Day’ uiteindelijk een groot succes. Ook voor Laila. ‘Terugkijkend op de dag voel ik dankbaarheid dat ik een bijdrage kon leveren aan zo'n inspirerend project. Ik had eigenlijk verwacht dat een project als dit chaotisch zou verlopen. Maar ik was onder de indruk van het professionele team waarmee ik mocht samenwerken, variërend van beveiliging tot eventmanagers. De cohesie en effectiviteit waarmee het team opereerde, overtroffen mijn verwachtingen.’
