Railcenter via Facilicom Solutions weer op het goede spoor

In twintig jaar tijd groeit opleidingsinstituut Railcenter naar zestig medewerkers. Wat niet meegroeit, is de facilitaire organisatie. ‘En dat leidde tot misverstanden en frustraties. Er ging te veel fout’, zegt Albert Holtrust, als manager asset ontwikkeling ook interim-verantwoordelijke voor facilitair en ICT. Het is reden om Facilicom Solutions te vragen orde op zaken te stellen. Een scan en een adviesrapport later durft Albert zijn aanstaande pensionering met vertrouwen tegemoet te zien. ‘Met dit rapport kunnen we uit de voeten.’

Monteurs leren er veilig werken aan een bovenleiding met 1500 volt. Inspecteurs worden getraind in het stellen van de juiste vragen om schade aan spoorrails uniform te rapporteren. Het zijn nog maar twee van de ongeveer tweehonderd trainingen die ProRail-medewerkers in Amersfoort kunnen volgen, van mbo- tot wo-niveau. Railcenter maakt daarvoor onder meer gebruik van real-life simulaties en serious gaming. Op een gemiddelde opleidingsdag lopen er ongeveer tweehonderd cursisten rond, op topdagen nog eens de helft meer. Het is de reden dat er ook op facilitair gebied hoge eisen worden gesteld, al telt het eigen personeelsbestand hooguit ongeveer zestig medewerkers. Albert Holtrust: ‘In 2002 ben ik hier begonnen, gelijk met de start van Railcenter als opleidingsinstituut. We waren met z’n twaalven toen. We hebben een aantal diensten uitbesteed, zoals schoonmaak en catering. De rest doen we allemaal zelf. Maar met de groei is de facilitaire organisatie nooit goed neergezet.’

‘Ik moest het maar worden’

Min of meer tegen wil en dank is Albert Holtrust de eerste facilitair verantwoordelijke. Collega’s die de portefeuille officieel moeten beheren zag hij vertrekken, om verschillende redenen. Met een lachje: ‘Met ICT bleef ook facilitair liggen om tijdelijk te worden opgepakt. Omdat ik van het managementteam degene ben die hier het langst rondloopt en dus de meeste kennis heb moest ik het maar worden.’ Weer serieus: ‘Na corona bleek dat wij onze organisatie niet op orde hadden. Te hard gegroeid vóór corona en organisatorisch waren we achtergebleven. Aan contractmanagement bijvoorbeeld deden we amper. Iedereen deed maar wat hij of zij dacht dat goed was. Ook medewerkers signaleerden dat facilitaire zaken niet goed werden geregeld of werden opgepakt.’

Werken via een viertrapsraket

De opdracht voor projectmanagers Anne van Dinther en Patty Janszen ligt vooral op het vlak van onderzoek en advies: vaststellen welke professionaliseringsslag nodig is en hoe de facilitaire organisatie toekomstbestendig kan worden ingericht. In juni volgend jaar gaat Albert namelijk met pensioen (‘maar ik blijf zeker nog één of twee dagen per week leuke dingen doen’). Standaard gaat Facilicom Solutions te werk met een viertrapsraket. Een facilitaire scan brengt de huidige situatie in beeld (via interviews, meeloopmomenten, desk research en observatie). De toekomstvisie van een organisatie, gesprekken met management en gesignaleerde optimalisaties leiden tot een gewenste situatie. Daaruit volgen de gaps tussen heden en toekomst, met als finale een advies voor de uitvoering.

Prettige en informele contacten

Het doorlichten van Railcenter leidt tot een fors aantal facilitaire hiaten. Van klein (het bestellen van kantoorartikelen) tot groot, constateert Albert: ‘Wat ik heel bijzonder vond was dat we helemaal geen gebruiksvergunningen bleken te hebben. We bestaan al sinds 2002, we hadden al vijf keer een milieu-inspectie van gemeente Amersfoort moeten hebben!’

Hoe verliep de samenwerking met Facilicom Solutions? ‘Goed. Natuurlijk loop je tegen dingen aan, maar dan heb je even contact met elkaar. Dat waren prettige en informele contacten, Facilicom Solutions heeft veel facilitaire kennis en ervaring. Afspraken met Anne en Patty waren duidelijk. Met hun rapport kunnen we in ieder geval heel goed uit de voeten. Een mooi eindresultaat.’

Iemand aanstellen

Want door de opbouw van het rapport, met een groot aantal praktische aanbevelingen, kan Railcenter er zelf mee aan de slag. Albert: ‘Het was in eerste instantie onze bedoeling om alle aanbevelingen door Facilicom Solutions te laten uitvoeren. Uit het rapport bleek echter dat er nog heel veel moest gebeuren. Dan kun je beter iemand intern als facilitair verantwoordelijke aanstellen. We hebben iemand aangenomen die alles oppakt: processen, procedures, regelgeving. Daar hebben we al flinke stappen mee gemaakt. En we gaan over op een nieuw computersysteem AFAS. Daar kun je ook op facilitair gebied al heel veel mee doen: er zit een contractmodule in.’

Afscheid met een gerust hart                                                                              

Het is reden om zijn facilitaire verantwoordelijkheid over te dragen. ‘Het was ook een heel volle agenda met asset management en ICT erbij. Nu wordt het tijd om rustig af te bouwen. Ook onze facilitair coördinator gaat in januari met pensioen. We zijn bezig om daarvoor opvolging te zoeken. Facilicom Solutions heeft ook al een meerjarenonderhoudsplan opgeleverd, de dienstverlening van de twee handymannen is duidelijk. Of ik met een gerust hart afscheid neem? Ja zeker!’