Verstandig om implementatiemanager in te zetten

Een alledaagse job is het niet, de beveiliging van een gemeentelijke organisatie. Zeker niet als die gemeente Hilversum heet. ‘Je hebt nogal eens te maken met VIP-gasten, en het informatiebeveiligingsgehalte is redelijk hoog’, constateert Freek de Ruiter, als senior adviseur facilitair onder meer verantwoordelijk voor Safety & Security. Voor die veiligheid staat Trigion garant. Een aanbesteding was het moment om de tevredenheid die er over de dienstverlening was - ook bij Trigion - nog een stap verder te brengen. Met dank aan de inzet van implementatiemanager Ferry van Deutekom van Facilicom Solutions.

Op vijf locaties is Trigion er om de veiligheid te waarborgen voor de ongeveer 750 vaste medewerkers die gemeente Hilversum telt, en de vele bezoekers die de locaties bezoeken. ‘Dan is beveiliging best wel een complexe taak. Het risicogehalte in een gemeente is hoog. Niet alleen door die VIP-gasten, ook in verband met de informatiebeveiliging en doordat een raadhuis openbaar is. Dan ontkom je niet aan extra ogen.’ Die ogen zijn al sinds jaar en dag van Trigion. ‘Hoe lang al? Ik werk hier nu vijf jaar in deze functie. En ik heb nog nooit van een collega gehoord dat Hilversum een ander beveiligingsbedrijf heeft gehad.’

Met het aflopen van het contract per 1 februari 2023 is er een reden om de dienstverlening weer eens tegen het licht te houden. Die diensten omvatten de objectbeveiliging, de mobiele surveillance met de meldkamer, receptiediensten namens Embrace Hospitality Services op één locatie, de levering van safetymiddelen (voor persoonlijke bescherming) en technische beveiliging, zoals de keylezers en de alarmen via Trigion Brand- en Beveiligingstechniek.

Verschillen met vorig contract

Er is binnen de gemeente veel tevredenheid over de manier waarop Trigion het werk uitvoert. Wel kent de heraanbesteding een aantal verschillen ten opzichte van het vorige contract. Freek: ‘Het hele safetygebeuren stond er toen nog niet in. En we wilden graag een SPOC, een single point of contact: één of hooguit twee aanspreekpunten binnen Trigion die een vraag van onze kant vervolgens weer intern binnen de diverse bedrijfsonderdelen uitzetten.’

Vraag om een implementatieplan

Ook nu komt Trigion naar voren als partij met de beste condities. ‘De samenwerking met Trigion hebben we als heel fijn ervaren. Toch hebben we de aanbesteding beschouwd als een nieuw contract. Om die reden hebben we in de aanbesteding de vraag gesteld om een implementatieplan mee te leveren.’ Het plan werd een manager, implementatiemanager Ferry van Deutekom. Namens Facilicom Solutions is hij vaker ‘wegbereider’ bij nieuwe contracten of heraanbestedingen. 

Nieuwe samenwerking

Overbodig binnen een relatie die eigenlijk al jaren vlotjes verloopt? Freek schudt zijn hoofd. ‘Nee, zeker niet. Omdat we het aanvlogen alsof het een nieuwe samenwerking betrof, vond ik het verstandig om daar een implementatiemanager op te zetten. Iemand die het plan uitvoert en een planning maakt, iemand die ook goed kijkt wat ook wij nog moesten aanleveren. Dat vond ik ook heel prettig aan het optreden van Ferry: hij durfde ons ook echt aan te spreken op het feit dat we op punten zelf actie moesten ondernemen. Het voelde - en het voelt nog steeds -  als een partnership. We hebben intern een projectgroep geformeerd en elke twee, drie weken was er weer overleg: hoe ver staan we nu? Ferry is iemand die gedreven is. Nauwkeurig. Afspraak is afspraak bij hem. Doordat hij intern steeds kon terugvallen op twee van mijn eigen collega’s in de projectgroep was hij geen tijd kwijt om zijn weg te vinden in de gemeentelijke organisatie. Hij deed z’n werk gewoon goed. Heel transparant.’

‘Zo werkt het nu ook’

Inmiddels staat Trigion voor de taak om voor acht jaar lang de veiligheid en beveiliging te garanderen op vijf gemeentelijke locaties. En weer naar tevredenheid. Freek: ‘Zoals bedoeld is in het contract, zo werkt het nu ook. Natuurlijk, je hebt altijd kleine dingetjes waar je tegenaan loopt. Het is een going business. Of dingen we van onze kant vergeten zijn. Maar dan ga je daarover in gesprek met elkaar en wordt het alsnog in het contract opgenomen.’