We zagen heel veel professionaliteit in de aanpak van Gom Openbare Ruimten
Al honderd jaar is De Sleutels in Leiden een bekende woningcorporatie in de stad. Sinds 1 april vorig jaar is de schoonmaak van de appartementencomplexen niet langer meer verdeeld over meerdere leveranciers, maar nog slechts twee. Eén ervan is nieuw: Gom Openbare Ruimten. De samenwerking moet leiden tot meer grip op het proces, zegt contractmanager (ad interim) Patrick Roos. Na bijna driekwart jaar maakt hij de balans op. 'We zijn heel tevreden over Gom Openbare Ruimten.'
Met bijna 8000 eenheden voorziet De Sleutels duizenden inwoners van Leiden en Voorschoten van onderdak, vooral in appartementen. De bouwjaren variëren van de jaren 70 en 80 tot en met 2010. Patrick Roos is aangenomen voor de implementatie van de nieuwe schoonmaakcontracten en de software voor het contractmanagement.
De Sleutels had meerdere leveranciers voor de schoonmaak van de openbare ruimten in appartementengebouwen. Patrick: 'Maar het ontbrak aan duidelijke sturing. Er waren geen duidelijke contracten. Het was onduidelijk of de prijs wel goed was. Klachten van bewoners konden we niet goed filteren: hoeveel zijn het er nou, waar gaat het over, zijn klachten gefundeerd? Contracten waren ook niet zo ingericht dat we afspraken met leveranciers hadden over wat er minimaal gedaan moest worden. Prestatieafspraken waren er niet. We wilden meer grip krijgen op het schoonmaakproces.’
Verreweg het beste voorstel
Het leidt ertoe dat het gehele bezit in Leiden in tweeën wordt verdeeld. Gom Openbare Ruimten is een van de twee. 'Omdat zij verreweg het beste stuk hadden ingediend’, constateert Patrick. ‘Gom had kwalitatief heel goed antwoord gegeven op de vragen die we hadden gesteld, met name over sturing en duidelijkheid. We zagen heel veel professionaliteit terug in de aanpak.' Operationeel manager Dennis Ottenhoff van Gom Openbare Ruimten herkent zijn reactie. ‘We hebben vaste medewerkers op de complexen, die allen ervaring hebben in de schoonmaak van openbare ruimten en hier opleidingen voor volgen. Ook leidinggevenden werken alleen in dit segment, zodat zij bekend zijn met de uitdagingen en gebruikmaken van de kennis en ervaring bij andere corporaties.’
‘Het gaat veel beter dan voorheen’
En heeft De Sleutels meer grip? 'Ja', is het antwoord van Patrick. ‘We hebben nog geen VSR-metingen gedaan, maar gevoelsmatig zeg ik: het gaat veel beter dan voorheen.’ ‘De communicatielijnen zijn kort, om snel te kunnen schakelen. Na een melding van grofvuil in een complex halen we het binnen één uur op’, geeft Dennis als voorbeeld.
Communicatie via digitaal platform
Die communicatie loopt vooral via een digitaal platform. Patrick: 'Gom had hier al ervaring mee en had het ook in de offerte uitgewerkt. Het voordeel is dat het hele schoonmaakprogramma erin staat. Schoonmakers zien precies op welke dagen ze moeten komen en kunnen werkzaamheden meteen aftekenen. Een schoonmaker kan ook meldingen registreren. Van Gom Openbare Ruimten verwacht ik een signalerende functie, bijvoorbeeld als iets kapot is. Of als er iets in de algemene ruimte staat wat er niet mag staan, waardoor zij hun werk niet kunnen uitvoeren. Ze kunnen dan een foto maken en uploaden.’
Verlengstuk van corporaties
Dennis: ‘Vaste medewerkers zijn het verlengstuk van de corporaties. Zo’n online platform sluit dan mooi aan bij onze signalerende rol. Er is ook een nauwe samenwerking tussen onze operationele medewerkers en de buurtbeheerders, bijvoorbeeld als hangjongeren de complexen vervuilen. We versterken elkaar waar mogelijk. De tool is ook inzichtelijk voor onze collega-leveranciers, zodat Patrick weer beter kan sturen.’
Vaste contactpersonen
Ook fysiek onderhoudt Patrick nauw contact met de leidinggevende medewerkers. 'We hebben vaste contactpersonen op elk niveau. Ook bewoners stellen vaste gezichten op prijs. Maar belangrijker voor hen is dat er goed wordt schoongemaakt. Dat alles netjes is. We zijn tevreden hoe het gaat.’
