Sinds 1 april van dit jaar gaat de schoonmaak bij de Hanzehogeschool op basis van best value procurement. Kort gezegd: Gom Onderwijs krijgt grote vrijheid van handelen, de opdrachtgever Hanzehogeschool is niet langer meer aan het controleren maar weet dat het goed gebeurt, omdat Gom expert is op schoonmaakgebied. Het is een compleet andere manier van werken, één die een andere werkwijze vraagt van de klantmanager, teamleiding en schoonmakers. Terwijl Gom Onderwijs nog middenin de implementatie zit, breekt corona uit.
‘We kregen pas nog een compliment van Inge Saelen, Hoofd Uitvoering van het facilitair bedrijf van de Hanzehogeschool: dat we maatwerk hebben geleverd en meedenken tijdens corona’, maakt klantmanager Engelien Koopmans meteen al duidelijk dat Gom Onderwijs is ‘geslaagd’ op de Hanzehogeschool. ‘We hebben een heel goede relatie. Ik zie het meer als een partnership dat we continu aan het doorontwikkelen zijn. Partner in de zin van: de opdrachtgever kan alles aan ons overlaten. Dat proberen we allemaal binnen het contract te realiseren.’
Engelien Koopmans, klantmanager Gom Onderwijs
‘Dat contract’ is de nieuwe samenwerkingsvorm die op 1 april 2020 is ingegaan voor de 21 locaties van de Hanzehogeschool, goed voor bijna 30.000 studenten: best value procurement. Engelien: ‘Voorheen werkten we nog op traditionele basis. Nu betaalt de opdrachtgever één bedrag waarvoor wij het realiseren. Natuurlijk is dat bedrag nog steeds gebaseerd op de traditionele methodiek met ruimtestaten, anders kun je het niet berekenen. Die ruimtestaten fungeren als onderlegger voor de berekening van het budget. Zolang we maar binnen het contract blijven, hebben we alle vrijheid.’
‘Jullie zijn de expert!’
Best value procurement is iets anders dan resultaatgericht, zegt Engelien. ‘Bij best value aanbestedingen bepalen wij als expert hoe we het contract gaan uitwerken. Doe je het één vaker, dan doe je iets anders niet of minder vaak. De klant loopt je niet achterna om het te controleren, die heeft alleen zijn KPI’s als beoordelingscriterium. Bij een traditionele aanbesteding is het: we hebben vijf keer per week afgesproken, waarom ben je maar vier keer geweest? Marc ter Steeg, Leveranciersmanager van de Hanzehogeschool, over best value: ‘We schrijven niet voor, maar schetsen een vraag. Dit zijn onze doelstellingen. Het is aan de expert van Gom Onderwijs om daar invulling aan te geven. Hoe die dat doet is voor de opdrachtgever minder interessant, zolang het maar bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen.’
Communicatie cruciaal
Communicatie is cruciaal om het concept succesvol te kunnen uitrollen. ‘Zeker op de werkvloer. Het is vooral het bewerkstelligen van een gedragsverandering bij alle teamleden. Een voorbeeld: een medewerker komt elke dag een prullenbak tegen die vol ligt met puinafval. Dan ga je als schoonmaker die bouwvakker die daarvoor verantwoordelijk is erop aanspreken: kan dat afval niet ergens anders in? Het gaat om dat stukje meedenken. Samen zorgdragen voor het schoonhouden van de gebouwen. Dat pakken we op, maar het moet groeien. Het gaat om stabiliteit, om continuïteit, om flexibiliteit. En we hebben te maken met een populatie van schoonmakers die er vaak al jaren werken. Dan is het niet makkelijk om het gedrag ineens te veranderen.’
Corona
En toen kwam corona ‘even’ tussendoor. De nieuwe routine die we net wilden invoeren, werd overhoop gehaald. ‘De kantoren werden ineens minder bezet, lessen worden online gegeven. Daardoor hebben we met veel minder zwerfafval te maken. Aan de andere kant is er wel ineens veel meer behoefte aan hygiënisch schoon. Waar we voorheen uren extra kwijt waren aan het opruimen van zwerfafval, lopen we nu extra desinfectierondes.’
Ook hier komt de rol van communicatie weer om de hoek kijken. Engelien: ‘Na de zomer zag je weer een verslapping in de houding. Iedereen was coronamoe. Dan wordt het lastiger om mensen te motiveren. Afval opruimen is heel zichtbaar werk. Maar het resultaat van een desinfectieronde lopen is veel minder zichtbaar. Voor een schoonmaker is dat minder bevredigend. Je moet er daarom aandacht aan besteden dat je elkaar wel scherp houdt.’
Goed partnership als basis
Na driekwart jaar ligt Gom Onderwijs op koers - met dank aan de goede relatie. ‘De basis is goed partnership. Als schoonmaakleverancier word je geacht in de schoenen van de klant te kunnen staan. Het liefst zijn we het probleem vóór, maar de opdrachtgever hoeft het alleen maar aan te geven. Wij zorgen ervoor dat het wordt opgelost. De uitbraak van corona was daar een goed voorbeeld van. We hebben maatwerk geleverd per locatie. De schoonmaaktijden zijn aangepast aan de klant, omdat de Hanzehogeschool niet meer ‘s avonds open was. Daarnaast hebben we onze zorgen geuit dat de schoonmaakcapaciteit niet meer geborgd kon worden als corona zou uitbreken binnen het schoonmaakteam. Samen met de Hanzehogeschool hebben we meegedacht over het concentreren van het onderwijs in één pand, zodat het onderwijs wel door kon gaan. Gom Onderwijs acteert op elk niveau als expert, zodat het partnership op operationeel, tactisch en strategisch niveau zich verder ontwikkelt.’
