Vanaf november 2016 is Gom verantwoordelijk voor de schoonmaak, een deel van de glasbewassing, het afvalmanagement, de winterservices en de levering van sanitaire materialen van het European Patent Office (EPO) in Rijswijk. Het eerste contract voor vijf jaar verstreek afgelopen november. Na een gedegen aanbestedingstraject koos EPO opnieuw voor vijf jaar voor Gom Offices als schoonmaakpartner. Belangrijkste redenen? De bewezen kwaliteit en flexibiliteit van Gom in de afgelopen jaren.

Een bijzonder pand

Als je bij Rijswijk over de A4 rijdt, is het niet te missen: het nieuwe kantoorgebouw van het EPO, de grootste internationale organisatie in Nederland. Door de open staalconstructie en het vele glas lijkt het gebouw haast te zweven. Het kantoor voldoet aan internationale duurzaamheidsnormen en beschikt over zo’n tweeduizend flexibel in te zetten werkplekken, waar de EPO-medewerkers volgens de laatste technische standaarden kunnen werken. Zo’n bijzonder pand vraagt ook een bijzondere, hoogwaardige schoonmaak.

©: European Patent Office. Fotograaf: Ossip van Duivenbode

Een 9.4 voor schoonmaakkwaliteit

Ben van der Veer, manager key accounts van Gom Offices: “Over die hoge kwaliteitseisen voor schoonmaak zijn in het eerste contract uit 2016 duidelijke afspraken gemaakt. EPO zat toen nog in een aangrenzend kantoor uit 1973 dat inmiddels is gesloopt. We hebben de schoonmaakbehoeften duidelijk in kaart gebracht en geïnvesteerd in nieuwe schoonmaakmachines. Ook hebben we continu nauw contact gehouden en goede afspraken gemaakt met de schoonmakers op de werkvloer. Daardoor wist Gom een alsmaar betere kwaliteit te leveren. Met trots kunnen we zeggen dat we hierdoor al ruim anderhalf jaar hoger dan een 9 en inmiddels zelfs een 9.4 scoren voor de schoonmaakkwaliteit.

Wederzijds vertrouwen

Natuurlijk hadden Gom Offices en EPO tijd nodig om elkaar echt goed te leren kennen. Van der Veer: “Door steeds naar elkaar te luisteren, de lijnen kort te houden en onderling steeds sneller te schakelen, ontstond wederzijds respect en vertrouwen. Wat daaraan zeker bijdroeg was de flexibiliteit die Gom en EPO over en weer lieten zien toen in 2020 als gevolg van de coronapandemie de dagelijkse bezetting van het EPO-kantoor met zo’n 90 procent daalde. Door allebei concessies te doen – ook financiële – kon onze bezetting in het belang van EPO verkleind worden, zonder dat er bij ons gedwongen ontslagen vielen.

Dat kan Eric Schmitz, Head of Facility Management bij EPO, beamen: “Gom heeft zich de afgelopen jaren bewezen als een betrouwbare en flexibele schoonmaakpartner, die blijvend kwaliteit levert. We zijn Gom Offices dankbaar voor het maatwerk dat ze ons in coronatijd konden bieden. We konden ons kantoor daardoor altijd optimaal en zo efficiënt mogelijk benutten. Reden genoeg om ook voor de komende vijf jaar weer voor Gom Offices te kiezen.”

Schoonmaak naar behoefte

Van der Veer ziet de gunning als een bekroning op het harde werk en als een mooi startpunt voor de verdere intensivering en bestendiging van de samenwerking. “Het nieuwe contract richt zich op de verdere borging van de kwaliteit en op contract compliance. De focus ligt daarbij op flexibiliteit en het gebruik van data. EPO is de eerste opdrachtgever in de kantorenmarkt die gebruikmaakt van ons nieuwe concept FLEX: schoonmaak naar behoefte. Hierbij laten we het schoonmaakprogramma naadloos aansluiten op veranderende interne of externe ontwikkelingen, zoals een – tijdelijk – hogere of lagere werkplekbezetting. Een behoefte bij klanten die we natuurlijk recent gezien hebben in de coronapandemie. Door in te zetten op het gebruik van data over bijvoorbeeld het gebruik van vergaderruimtes of sanitaire ruimtes is het in de toekomst mogelijk de schoonmaakbehoeftes van EPO nog beter te voorspellen. Zo kunnen we EPO ook in de toekomst de hoogwaardige dienstverlening blijven bieden waar de organisatie om vraagt.”