‘Oog voor mensen was één van onze wensen in de aanbesteding’
Sinds 1 december 2017 maakt Gom Offices schoon op elf locaties van TNO, verspreid over Nederland. Voor de opdrachtgever is het niet alleen maar een verandering van leverancier. TNO maakte voor het eerst de stap van programmagerichte naar resultaatgerichte schoonmaak. ‘Een hele verandering voor onze eigen medewerkers die voorheen op vaste dagen de schoonmaker langs zagen komen’, constateert contractmanager Facilitaire Zaken Johan Landman van TNO na anderhalf jaar. Aandacht voor de mens was een van de punten waarop Gom Offices scoorde bij de aanbesteding.
Met onderzoeksinstituut TNO haalde Gom Offices in 2017 een klant van naam én formaat binnen. Naast het hoofdkantoor in Den Haag maakt Gom op nog tien locaties in het hele land schoon. Een groot deel van de overeenkomst betreft kantoren en vergaderzalen. Daarnaast zijn er ruimten waarvoor specifieke eisen gelden. Voor de locaties waar TNO in opdracht van het ministerie van Defensie werkt geldt een screeningsplicht voor schoonmaakmedewerkers. Ook doet TNO onderzoek in diverse laboratoria en cleanrooms waarvoor een cleanroomcertificaat vereist is. Namens Gom Offices zijn per dag 100 medewerkers actief binnen de TNO-locaties.
Invoering smart working
TNO maakte de overstap omdat het onderzoeksinstituut aanbestedingsplichtig was na een eenmalige verlenging van het vorige contract. De grootste verandering aan opdrachtgeverszijde was de omschakeling naar resultaatgericht schoonmaken. Johan Landman: ‘We hebben altijd een programmagericht contract gehad. Op veel TNO-locaties is de laatste jaren smart working ingevoerd. Vaste werkplekken hebben we nog steeds, maar veel meer medewerkers maken gebruik van een flexplek.’
Elke dag binnenkijken
En die andere schoonmaakaanpak was wennen voor veel TNO-medewerkers, merkte hij. ‘Voor medewerkers die een vaste werkplek hebben, is het een hele verandering geweest. Die waren gewend dat de schoonmaker tweemaal per week op een vast moment langs kwam. Nu niet meer, we werken met twee vaste oplevermomenten in de week. Het kan dus gebeuren dat die schoonmaakmedewerker elke dag even binnen kijkt bij die TNO-medewerker. Als er iets vies is maakt de medewerker het uiteraard schoon. Maar het kan ook gebeuren dat een schoonmaker doorloopt. Daarom hebben we voorafgaand aan de overstap ook veel aandacht besteed aan de interne communicatie.’
Veel scholing
Gom Offices kwam niet alleen bovendrijven na het toekennen van de punten voor prijs en kwaliteit. Landman: ‘Wat ons heel goed beviel in de inschrijving van Gom was de benadering van het personeel. Oog voor mensen was ook een van de wensen die wij zelf in de aanbesteding hebben geformuleerd. Gom geeft daar veel aandacht aan met opleidingen zoals HiP (Hospitality in Praktijk). Maar ook met de begeleiding van het personeel bij de switch van programmagericht naar resultaatgericht. Veel schoonmaakmedewerkers werken vaak al jaren op deze locatie. Die mensen moeten goed worden begeleid in de nieuwe manier van werken. Dat is een hele uitdaging, nog steeds. Anders vervallen schoonmaakmedewerkers toch weer in hun oude routine. Dat vraagt veel scholing van Gom.’ Scholing is daarom een van de speerpunten in het Gom-beleid bij TNO.
Afval scheiden
Ook is bij de start van de samenwerking in 2017 een pilot gestart met het scheiden van huishoudelijk afval. De pilot was een succes en is na een half jaar landelijk uitgerold. Dit heeft in 2018 geleid tot een CO2-reductie voor de TNO-locaties van ruim 53.000 kilo, wat overeenkomt met 266.000 autokilometers.
Facilitaire samenwerking
Met het nieuwe schoonmaakcontract moet ook de synergie tussen de verschillende facilitaire dienstverleners op de TNO-locaties worden geoptimaliseerd. Ben van der Veer, manager Accountmanagement bij Gom: ‘Wat TNO graag wil is dat we als verschillende bedrijven meer gaan samenwerken op facilitair gebied. TNO ziet ons daarin als de kartrekker, omdat wij met de meeste mensen on site zijn. Dit is nog niet van start gegaan, maar recentelijk hebben Gom en TNO besloten hier op korte termijn per locatie afspraken over te maken.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Facto.
