Projectmanager Hilmar heeft zichzelf vrijwel zelfstandig ingewerkt

Een serieus distributiecentrum, noemt facilitair coördinator Loes Boerkamp de nieuwe ‘voorraadkast’ van PLUS. Op A1 Bedrijvenpark West In Deventer heeft de supermarktfusie - de derde van Nederland - een kavel van 13 hectare gekocht. De nieuwbouw beslaat de helft van de oppervlakte. De bouw van het distributiecentrum levert ook Loes veel extra werk op. Om de continuïteit in de bestaande twee centra te waarborgen, schoot haar een naam in gedachten die zij tegen was gekomen in een whitepaper, tijdens het afstudeeronderzoek van haar studie: Facilicom Solutions.

Het facilitaire beleid en het budget, de huisvesting, de interne en externe services, de middelen, de aansturing van het volledige facilitaire team, de samenwerking met het MT, de supervisors, ICT, HR en de andere vestigingen... het lijstje met verantwoordelijkheden voor facilitair coördinator Loes is lang. ‘Dat maakt het ook een veelzijdige en afwisselende functie in een dynamische werkomgeving’, zegt Loes. ‘Maar omdat ik de nieuwbouw zou gaan coördineren, was er sprake van onderbezetting. Op dat moment konden wij zelf die vacature niet invullen. Aan Facilicom Solutions hebben we gevraagd of zij het bestaande distributiecentrum voor verswaren en het emballagecentrum draaiend konden houden.’ 

Het is projectmanager Hilmar Duut die namens Facilicom Solutions haar taken overneemt. ‘Er was een goede match qua niveau en de wensen van de opdrachtgever’, zegt Hilmar. 

Organisatie snel leren kennen

Van aanpakken weten is cruciaal: Loes wil op korte termijn haar bestaande taken afstoten. In een aantal gesprekken brengt zij de ins en outs van de opdracht over. Loes: ‘Er was direct een klik. We voelden elkaar goed aan. In korte tijd liet Hilmar veel organisatiesensitiviteit zien. Zij bleek daar een goed gevoel voor te hebben. Hilmar heeft mij vrijwel direct ontzorgd. Door veel collega’s te spreken - van magazijnmedewerker tot aan MT-leden - en mee te lopen op diverse afdelingen leerde zij de organisatie heel snel kennen. We hebben samen de agenda ingedeeld met afspraken en overleggen die al stonden. Hilmar heeft zichzelf vrijwel zelfstandig ingewerkt.’

Complexe opdracht

Iets wat ook haar tijdelijke rechterhand zelf heeft ervaren. ‘Ik was snel thuis in de organisatie. Ook omdat ik makkelijk connecties leg met mensen. Het was een facilitaire opdracht uit het boekje, maar ook een complexe opdracht. Het is een nieuwe omgeving, met andere processen. En wat het juist complex maakte, was het draaiende houden met de beperkte speelruimte die er was: beide vestigingen zouden gaan sluiten.’

25 voetbalvelden, 11 kilometer funderingspalen

Sinds het begin van 2022 zijn de formules PLUS en Coop één. De naam Coop zal daarmee gaan verdwijnen uit het straatbeeld. Medio volgend jaar moet het nieuwe vers-DC worden geopend. De nieuwbouw heeft de grootte van 25 voetbalvelden. Drieduizend ton staal komt er aan de bouw te pas, onder het gebouw ligt 11 kilometer aan funderingspalen. Daarmee is het nieuwe distributiecentrum driemaal zo groot als het bestaande aan de Solingenstraat. Vanwege het duurzame imago van PLUS is het niet verwonderlijk dat het pand aan hoge eisen voldoet. Energie is afkomstig van de eigen zonnestroominstallatie, 14.500 zonnepanelen sterk. Met de opening worden ook de emballage-activiteiten weer in hetzelfde pand ondergebracht.

‘Hilmar had daadkracht’

Acht maanden lang functioneert Hilmar als rechterhand van Loes. Drie dagen op locatie in Deventer (met hotelovernachtingen omdat ze in Spijkenisse woont), één dag thuis. Loes: ‘Elke week hadden we een vast moment, om even te overleggen en te sparren. Na een week had ik al het gevoel dat ik helemaal ontzorgd werd. Op kennisniveau gaat daar vanzelfsprekend wel iets meer tijd overheen. Hilmar had daadkracht, ze durfde meteen al beslissingen te nemen. Ik heb haar ervaren als een frisse wind in de organisatie. Heel persoonlijk. Ze houdt van duidelijkheid, ze is goed in verwachtingsmanagement. Ook van andere collega’s hoorde dat ze snel haar draai had gevonden. Hilmar paste goed in de cultuur.’ Inmiddels heeft een vaste vervanger haar plaats in Deventer ingenomen.