Toekomstbestendig inrichten van je facilitaire organisatie? Facilicom Solutions geeft de gemeente Borne advies op maat!
In het ‘Huis van Borne’ komen inwoners, maatschappelijke instellingen, verenigingen, organisaties, het Kulturhus en de gemeente samen onder één dak. Het is de plek om elkaar te ontmoeten, te recreëren, te ontspannen en samen te werken. In 2025 wordt het bestaande gebouw van het Kulturhus uitgebreid met een nieuw gebouwdeel, waarin de gemeente Borne wordt gehuisvest. Die vernieuwing gaat hand in hand met de introductie van een nieuw dienstverleningsconcept. Aan Facilicom Solutions de taak een advies te geven over de inrichting van de toekomstige facilitaire dienstverlening in het Huis van Borne.
De uitbreiding is niet alleen een aanpassing van het bestaande Kulturhus als gebouw. Het is ook het moment om keuzes te maken: op welke manier gaan de betrokken partners hun dienstverlening vormgeven in de nieuwe omgeving? Dat betekent dus ook een toekomstbestendig ingerichte facilitaire organisatie, die het Huis van Borne ondersteunt en faciliteert. Het uiteindelijk doel is het creëren van een optimale gastbeleving voor de inwoners en gebruikers van het Huis van Borne.
Een nieuwe (facilitaire) koers
Nu nog hebben de gemeente Borne en het Kulturhus hun eigen facilitaire organisatie. Beide organisaties opereren facilitair los van elkaar en zijn op hun eigen manier ingericht. Met het oog op 2025 moeten daarom keuzes op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau worden gemaakt. De ambitie is om een professionele facilitaire organisatie neer te zetten, die aansluit op de visie en tegelijkertijd ook de facilitaire wens en behoefte ondersteunt vanuit zowel de gemeente als het Kulturhus.
‘Open, inhoudelijke en stevige gesprekken’
Martijn Harleman, facilitair adviseur en projectmanager bij Facilicom Solutions, onderzocht de huidige inrichting en uitvoering van de facilitaire organisatie van zowel het Kulturhus als de gemeente Borne. ‘Vanaf het eerste moment voelde ik dat beide organisaties open stonden voor het inbrengen van onze kennis. Het waren open, inhoudelijke en soms ook stevige gesprekken over de toekomst van en visie op facility management binnen de gemeente en het Kulturhus.’ In samenspraak is de scope van facilitaire diensten vastgesteld, die onderzocht gingen worden in de facilitaire scan.
Waardevolle meeloopdag
Vervolgens is er deskresearch uitgevoerd en zijn medewerkers uit beide organisaties geïnterviewd, van uitvoerende medewerkers tot aan het management. Ook heeft Martijn bij beide organisaties een meeloopdag gehad: hoe ziet een werkdag binnen de facilitaire afdeling eruit? ‘Waardevol om ook vanuit deze invalshoek een beeld te vormen. Door als adviseur veel op locatie te zijn en vooral ook veel gesprekken te voeren en te observeren, heb ik in korte tijd een goed beeld gekregen van beide organisaties. Dat maakt dat ik in staat was een advies te schrijven dat past bij de cultuur en visie van beide organisaties.’
Optreden als facilitair adviseur
Periodieke toetsmomenten met de opdrachtgever waren er om tussenresultaten te presenteren en waardevolle feedback en input mee te nemen. Martijn: ‘In deze gesprekken traden we ook op als adviseur voor facilitaire vraagstukken die in principe buiten scope van de opdracht vielen. We voelen ons betrokken en denken met onze kennis graag mee. Door deze werkwijze heeft de opdrachtgever ook de mogelijkheid gehad tussentijds input te leveren en bij te sturen. Denkbaar is bijvoorbeeld dat tussentijdse organisatieontwikkelingen van invloed kunnen zijn op het adviesrapport.’
Het is belangrijk om de opdrachtgever in het gehele proces nauw te betrekken. ‘Op het moment dat het advies wordt gepresenteerd, komt de opdrachtgever niet voor verrassingen te staan en is de inhoud bekend. Dit zorgt voor draagvlak en dat is van wezenlijk belang om het advies verder te brengen in de organisatie.’ Christian Hofstede, projectleider bij de gemeente Borne en opdrachtgever, beaamt de mening van Martijn. ‘Door de open manier van communiceren en doordat Martijn zich kwetsbaar en flexibel durfde op te stellen, is het eindproduct een succes geworden.’
Vervolgstappen
Het resultaat is een rapport met adviezen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. In het vierde kwartaal van 2023 wordt er een besluit over genomen. Als de gemeente Borne en het Kulturhus het advies opvolgen, is een fasegewijze implementatie de vervolgstap. Facilicom Solutions blijft betrokken. Martijn: ‘Zo gaan we beide organisaties ondersteunen met de veranderopgave die er ligt en met het projectmanagement om het advies daadwerkelijk te implementeren. We zijn er trots op dat we een langdurige samenwerking hebben en vanuit verschillende expertisegebieden mogen bijdragen aan de ontwikkeling van facility management bij de gemeente Borne en Kulturhus.’
