Als de teamcoördinator facilitaire dienstverlening haar baan opzegt, is dat voor Pré Wonen ook een moment voor bezinning. Is de manier waarop de organisatie facilitair is ingericht wel de juiste? Doorgaan op dezelfde voet, of veranderen? Projectmanager Hilmar Duut nam niet alleen de facilitaire scan voor haar rekening, maar vervulde als interim-coördinator ook een dubbelrol. Met succes, concludeert manager concernzaken Rosalie van der Willige na Hilmars afscheid. ‘De samenwerking hebben we als heel plezierig ervaren.’
Als woningcorporatie in Noord-Holland heeft Pré Wonen zo’n 16 duizend woningen in beheer. Die staan in plaatsen als Haarlem, Bloemendaal, Beverwijk, Heemstede, Heemskerk en Zandvoort. De eigen organisatie telt 157 medewerkers, grotendeels werkzaam vanuit het hoofdkantoor aan de Rijksweg in Velserbroek. De facilitaire dienst heeft een brede verantwoordelijkheid, legt Rosalie uit. ‘Eigenlijk alles wat er komt kijken bij een kantoorgebouw, naast de paar wijkgebouwen die we hebben: onderhoud van het pand, de schoonmaak, de koffievoorziening, onderhoud van printers en verlichting, de brandmeldinstallatie, de airconditioning en de catering.’
Dienstverlening langs de meetlat
Sinds haar aantreden een jaar terug is de facilitaire dienst al iets geprofessionaliseerd. Het aangekondigde vertrek van de teamcoördinator is reden om de dienstverlening langs een kritische meetlat te leggen: die van Facilicom Solutions. Voor integrated facility management (IFM) ontbreekt het bij Pré Wonen aan schaalgrootte. Doorgaan met afzonderlijke leveranciers blijkt de beste oplossing. Wel komen er verbeterpunten uit de facilitaire scan van Hilmar, zegt Rosalie.
‘We hadden onvoldoende inzicht in alle leveranciers en contracten. Met veel partijen hadden we óf geen afspraken gemaakt, óf we werkten met verouderde contracten. Die overeenkomsten zijn nu verzameld in een centraal systeem bij de afdeling inkoop, om het contractbeheer beter in beeld te brengen. Hilmar heeft met alle contractpartijen gesprekken gevoerd om terug te kijken op de dienstverlening. Wat verwachten we van elkaar en wat zijn de verbeterpunten?’
Lampjes vervangen
Ze geeft een voorbeeld. ‘Er waren leveranciers bij die zich gewoon elke maand meldden en elke maand factureerden. Een partij kwam maandelijks onze verlichting checken. Die liep een rondje door het pand en als ergens de verlichting het niet deed, werd er een lampje vervangen. Super luxe natuurlijk, maar het kostte ook onnodig geld. We hebben het omgedraaid en gezegd: we bellen jullie wel als er een aantal lampjes vervangen moet worden.’
Veel enthousiasme en daadkracht
Omdat Hilmar al in het hoofdkantoor rondloopt, is de ‘promotie’ tot interim-teamcoördinator gauw geregeld als er een vacature ontstaat. ‘Ze heeft heel goed op de winkel gepast, totdat we de vacature hadden opgevuld. Hilmar vulde haar taken met heel veel enthousiasme en daadkracht in. Ze is pragmatisch en proactief, ze denkt graag mee. En ze heeft geen persoonlijke voorkeuren; als de organisatie toch een andere kant op wil, dan denkt ze óók graag mee. In de communicatie is Hilmar sterk. Ze hield mensen goed op de hoogte, ze wist verwachtingen te managen: als dingen niet goed gaan, meld het gewoon. Ondanks een zorgvuldige voorbereiding kon zij ook niet alles overzien. Dat werkte heel prettig, dat deed ze erg goed. De samenwerking hebben we als heel plezierig ervaren.’
Collega met technische achtergrond
Een tikje onverwacht kwam die nieuwe facilitair coördinator uit eigen gelederen. ‘Er meldde zich een collega met een technische achtergrond, terwijl waar Hilmar meer dienstverlenend is ingesteld, meer gericht op hospitality. We concludeerden al snel: in de wetenschap dat er onderhoud in het pand aan zit te komen, is dit óók een manier om die functie in te vullen. Het is niet verkeerd om die technische competentie in huis te hebben. Die collega kan heel goed met een aannemer door het pand lopen of een offerte beoordelen. Die kennis heeft Hilmar deels niet, maar zij zoekt er intern wel weer de juiste mensen met verstand van zaken bij. Ik ben blij dat ze de nieuwe coördinator nog heeft meegenomen in de manier waarop zij zelf de functie heeft ingevuld. Wat dat betreft heeft Hilmar de facilitaire lat binnen Pré Wonen wel héél hoog gelegd.’