IFM Academie helpt medewerkers bij een integraal facilitaire management contract één team te worden.

Bij de integrale contracten van Facilicom Solutions werken medewerkers van meerdere divisies door elkaar heen. Het is al heel wat als die collega’s elkaar kennen. Het zou nog mooier zijn als medewerkers  een handje naar elkaar zouden uitsteken. Iedereen is immers voor dezelfde opdrachtgever aan de slag. Precies dit is de insteek van de IFM Academie, die een brug slaat tussen de verschillende diensten in een integraal contract. Met nog één training te gaan van de eerste lichting is het enthousiasme voor het initiatief niet van de lucht.

‘Leren van elkaar’ is het devies van de IFM Academie. Als medewerkers van elkaar weten wat er belangrijk is in hun werk, wordt samenwerken op de werkvloer eenvoudiger. Elke groep van ongeveer tien deelnemers was divers samengesteld, met bijvoorbeeld schoonmakers van Gom, beveiligers van Trigion en catering medewerkers  van Food&i. “Een belangrijk onderdeel van de trainingen was elkaar leren kennen: wie zijn nou mijn collega’s op deze locatie”, zegt consultant Justin Clausing van Facilicom Solutions, nauw betrokken bij de opzet van de IFM Academie en ook trainer voor twee modules. “Medewerkers werken namelijk niet allemaal op dezelfde tijden. Misschien hebben ze elkaar weleens gezien en kennen ze iemand bij naam, maar meer is het niet.”

Miscommunicatie voorkomen

Het lesprogramma omvat vier trainingen op de klantlocatie: hospitality in de praktijk, leren van elkaars specialiteit, communicatie en anticiperen. Justin: “Het zijn bestaande modules die we specifiek op integrale contracten hebben gericht. De basistechnieken communicatie gaan bijvoorbeeld over luisteren en doorvragen. Daarmee voorkom je miscommunicatie. Ook leren we de deelnemers op de juiste manier feedback te geven. Bij integrale contracten is het van belang dat je ook met de medewerkers van andere divisies kunt communiceren. Je bent één team, je bent samen verantwoordelijk voor een locatie en je maakt samen afspraken.”

Verder denken dan eigen functie

Ook wordt van deelnemers gevraagd een stapje verder te denken dan hun eigen functie. “Security awareness is bijvoorbeeld een onderdeel: wat zijn nou de risico’s in dit gebouw? Zo krijgen medewerkers meer inzicht in elkaars taken. En dan wordt het logisch dat een schoonmaker de beveiliger een seintje geeft als er iemand in het gebouw loopt die er niet hoort. En die beveiliger ziet weer een schoonmaker elke dag met een volle afvalcontainer sleuren en die helpt een handje mee. Iedereen behoudt de focus op zijn of haar primaire taak. Maar door de IFM Academie word je je meer bewust dat je elkaar kunt helpen.”

Meer verbinding tussen afdelingen

Die ervaring heeft ook Brian Buijtendorp, als manager services bij opdrachtgever Mediahuis én projectmanager voor de IFM Academie. “De Academie draagt bij aan meer verbinding tussen afdelingen. Ik merk bij de collega’s bij Mediahuis dat ze veel meer het gevoel hebben één bedrijf te zijn. Het waren voorheen altijd een soort eilandjes. Nu zie je dat medewerkers van verschillende afdelingen veel meer contact hebben met elkaar. Schoonmakers signaleren iets en communiceren het met de receptie, de handyman zit veel dichter op de servicedesk. De samenwerking is er merkbaar door verbeterd.”

Ook op de locaties van FedEx en Essent hebben medewerkers de trainingen gevolgd. Niet toevallig behoort Mediahuis tot een van de drie integrale accounts in de eerste ‘lichting’ van de Academie. Brian: “Wij zijn hier in april 2020 begonnen, toen alle collega’s nog in dienst waren van hun eigen bedrijf. Schoonmakers kwamen van een collega-schoonmaakbedrijf, catering medewerkers van een ander cateringbedrijf. Maar ik denk niet dat het uitmaakt of je nét ergens bent gestart of al een hele tijd met collega’s van verschillende diensten ergens werkt. In beide gevallen kan de IFM Academie effect hebben.”

Meeloopstage

Het trainingsprogramma omvat ook een meeloopstage, waarbij een medewerker een dagdeel meeloopt met een collega van een heel andere divisie. Monique van der Kort deed bij Mediahuis zo’n meeloopstage. “Ik heb gekozen voor de schoonmaakdienst. Heel leuk en leerzaam. Je krijgt nog meer respect voor het werk dat schoonmakers in hun eentje verzetten. En bij mij op de receptie hebben twee collega’s meegelopen. Ook zij vonden het erg leuk.”

Monique ziet in de praktijk dat medewerkers zich meer verantwoordelijk voelen. Niet meer dan logisch vindt zij: “In het verleden belden sommige collega’s rustig de servicedesk als er ergens een koffiebekertje was omgevallen. Nou, dan haal je even een papiertje op het toilet en dan ruim je het zelf op. Dat zou je thuis toch ook doen?”

Ervaringen delen

Inmiddels zijn de tien groepen van acht deelnemers bijna klaar. Alleen de vierde training (anticiperen) staat nog op het programma. Daarna krijgen alle medewerkers de gelegenheid om hun ervaringen te delen. Justin: “Aan het begin hebben we hen al een enquête gestuurd en aan het eind doen we het nog een keer. Ook de managers vragen we nog om advies. Eén verandering voeren we in ieder geval door: modules duurden een dagdeel; drie en een half uur. Dat is te lang hebben we gemerkt, daarom overwegen we om de tijd terug te brengen naar twee en een half uur. Maar een vervolg komt er zeker.”